Khóa đào tạo kỹ năng giao tiếp dành cho cấp quản lý

nền tảng khóa học:
Đối với các nhà quản lý, kỹ năng giao tiếp quan trọng hơn nhiều so với khả năng thực hiện công việc cụ thể của họ. Làm thế nào để lấy được lòng tin của sếp để có thêm nguồn lực? Làm thế nào để cấp dưới hiểu rõ trách nhiệm, mục tiêu công việc của mình và chân thành mong muốn làm tốt công việc? Làm thế nào để phối hợp giữa các phòng ban và xử lý xung đột trong công việc hàng ngày? Bạn trình bày những thành tựu của bộ phận mình và sự hỗ trợ cần thiết trong các cuộc họp quản lý như thế nào?
Xuất phát từ những vấn đề trên, tài liệu đào tạo này nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý những kiến thức, kỹ năng và công cụ giao tiếp một cách có hệ thống để cải thiện toàn diện khả năng giao tiếp trong công việc.
Lợi ích khóa học:
● Giải thích khái niệm về cách thiết lập các tài khoản cảm xúc và tư duy đôi bên cùng có lợi
● Phân biệt giữa giao tiếp tự truyện và lắng nghe đồng cảm, đồng thời học cách giao tiếp hiệu quả
● Giải thích các công cụ như MBTI/DISC/Style Compass và hiểu cách gây ảnh hưởng tốt hơn đến người khác
● Mô phỏng cách áp dụng 5 nguyên tắc giao tiếp hướng xuống và đưa ra ví dụ về 5 yếu tố chính tạo động lực cho nhân viên
● Mô tả quy trình quản lý hiệu suất và ý nghĩa của các công cụ như câu lệnh CSS/SBI/I
● Giải thích hai nguyên tắc chính của quản lý cấp trên, quản lý kỳ vọng và quản lý nút
● Đưa ra ví dụ về ba điểm chính của sự hợp tác giữa các bộ phận và mô phỏng cách nói “không” và cách phản ứng hợp lý trong các xung đột.
● Đưa ra ví dụ về các yếu tố cần có trong một lá thư chất lượng cao
● Giải thích các phương pháp cụ thể về cách giới thiệu cuộc họp “có nhiều thông tin, có trật tự và thú vị”
Phương pháp khóa học: Thuyết trình + phân tích tình huống + thảo luận nhóm + đóng vai + mô phỏng tình huống + thực hành + video
Tom tăt nội dung chương trinh
Hướng dẫn: Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với người quản lý
Yêu cầu năng lực - Biểu đồ phát triển nghề nghiệp (chức vụ càng cao yêu cầu kỹ năng giao tiếp càng cao)
Thảo luận nhóm: Các khía cạnh chính trong giao tiếp của người quản lý là gì và làm thế nào để thực hiện tốt việc này?
Tom tăt nội dung chương trinh
Bài giảng 1: Nền tảng của giao tiếp
1. Tư duy đôi bên cùng có lợi
1. Sáu chế độ tư duy giữa các cá nhân: thua/thắng, thắng/thua, thua/thua, đôi bên cùng có lợi, không hợp tác, đôi bên cùng có lợi
Thảo luận nhóm: Tại sao chúng ta khó đạt được tình thế đôi bên cùng có lợi?
2. Đạo đức đôi bên cùng có lợi
1) Tính chính trực: Xác định tính chính trực là giá trị của riêng bạn
2) Trưởng thành: Dám bày tỏ cảm xúc, niềm tin của bản thân và có thể hiểu được cảm xúc của người khác
3) Hài lòng (tâm lý dồi dào so với tâm lý khan hiếm): Tin rằng nguồn lực là đủ và sự hợp tác có lợi cho cả hai bên
Trình diễn mô phỏng: Khái niệm tổng bằng không VS khái niệm đôi bên cùng có lợi
3. Mối quan hệ đôi bên cùng có lợi
Trường hợp điển hình: Bạn bè cũ ngày càng xa cách
1) Định nghĩa tài khoản cảm xúc
2) 6 cách đầu tư vào tài khoản cảm xúc
2. Có sự đồng cảm
Đóng vai: Xiao Wang phàn nàn rằng khối lượng công việc gần đây quá nặng nề, vì công ty đã trúng thầu một số dự án lớn nhưng nhân lực không tăng.
1. Phản hồi tự truyện
1) Mục đích: Lắng nghe là để phản hồi
2) Phương pháp: Lấy kinh nghiệm của chính bạn làm tiêu chuẩn và động lực của chính bạn làm điểm khởi đầu
3) Chia làm 4 loại sau:
a Gợi ý: giỏi dạy người khác, mong muốn đưa ra gợi ý và lời khuyên
b Truy vấn: Đặt câu hỏi dựa trên khuôn khổ và quy trình của riêng bạn
c Diễn giải: diễn giải động cơ và hành vi của người khác dựa trên kinh nghiệm của chính mình
d Đánh giá: Suy đoán chủ quan, thể hiện sự đồng tình hay không đồng tình với mục đích
2. Lắng nghe đồng cảm
1) Mục đích: Nghe là để hiểu
2) Phương pháp: Diễn đạt lại ý nghĩa và cảm xúc của người khác bằng lời nói của bạn
3) Khi nào cần lắng nghe đồng cảm?
4) Ngôn ngữ lắng nghe đồng cảm điển hình
Bài tập mô phỏng: Cách lắng nghe một cách đồng cảm
3. Hiểu cách bạn ảnh hưởng đến người khác
Trường hợp điển hình: Nỗi khó chịu của tân tổng giám đốc sau khi nhậm chức
1. Biết chính mình
2. Làm quen với người khác
3. Học cách gây ảnh hưởng đến người khác
1) La bàn phong cách cá nhân
2) Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn theo phong cách của đối phương để gây ảnh hưởng tốt hơn đến đối phương
Bài giảng 2: Giao tiếp hướng xuống
Chia sẻ kinh nghiệm: Bạn thường bao gồm những gì trong giao tiếp đi xuống? Bạn đã làm nó như thế nào?
1. Năm nguyên tắc giao tiếp hướng xuống, giao tiếp hướng tới con người
1. Thấu hiểu nhu cầu của nhân viên: quan tâm, thấu hiểu, hỗ trợ, coi trọng
2. Thực hiện theo năm nguyên tắc chính để cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên:
3. Chia sẻ kết quả khảo sát
1) Năm yếu tố thúc đẩy động lực ở nơi làm việc
2) Cách thực hiện
2. Quản lý hiệu suất và giao tiếp hướng tới kết quả
Thảo luận nhóm: Những thách thức và giải pháp chính trong quản lý hiệu quả hoạt động
1. Nguyên tắc xác định mục tiêu và lập kế hoạch:
1) Nguyên tắc SMART
2) Thử thách
Chia sẻ trường hợp: Áp lực càng lớn, phát triển càng nhanh
3) Bao gồm kết quả và hành vi: Nó cần bao gồm cả kết quả, quy trình và hành vi.
4) Xây dựng chung: cùng nhau thương lượng để động viên cấp dưới hơn là kiểm soát họ
5) Ba yếu tố: mục tiêu, kế hoạch hành động và tiêu chuẩn đo lường
6) Cách đặt KPI: xác định các điểm chính và quản lý quy trình
2. Đánh giá thường xuyên
1) Áp dụng PDCA
2) Đánh giá hàng tháng, đánh giá hàng quý, đánh giá nửa năm
3. Đánh giá và đánh giá
1) Đánh giá chặt chẽ dựa trên mức độ đạt được mục tiêu thực tế
2) Phần thưởng và hình phạt
4. Giới thiệu công cụ
1) Công cụ CSS: Tiếp tục…, Dừng…, Bắt đầu…
2) SBI: tình huống..., hành vi..., tác động...
3) Câu nói I “Tôi cảm thấy…”
Luyện tập mô phỏng: ứng dụng ba công cụ trên
Bài giảng 3: Giao tiếp hướng lên
Thảo luận nhóm: Những thách thức và giải pháp chính trong giao tiếp cấp trên
1. Hai nguyên tắc cơ bản của quản lý cấp trên
1. Mang lại kết quả
1) Đúng cách, đúng thời điểm, đúng kết quả
2) Truyền thông về các nút chính của tiến độ dự án
2. Điều chỉnh phong cách của bạn (la bàn phong cách cá nhân)
1) Hiểu la bàn về phong cách cá nhân của người giám sát: phong cách giao tiếp điển hình, sự tập trung
2) Thực hiện các điều chỉnh có mục tiêu dựa trên phong cách giao tiếp của riêng bạn
2. Những hành vi cần tránh
1. Thiếu nhận thức về nhóm
2. Tạo tình huống khẩn cấp: truyền tin xấu càng sớm càng tốt
3. Không mang lại kết quả,
4. Hành vi thiếu chuyên nghiệp
Chia sẻ trường hợp: Một câu nói ngẫu hứng làm thay đổi sự hòa hợp với sếp
3. Quản lý kỳ vọng
1. Càng sớm càng tốt: Hãy truyền đạt những mong đợi của cấp trên dành cho bạn càng sớm càng tốt. Bạn càng trì hoãn thì mọi chuyện sẽ càng phức tạp.
2. Can đảm: Dám lên tiếng ngay từ đầu và sử dụng hiệu ứng neo đậu
3. Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu hỗ trợ: dữ liệu, v.v.
4. Chấp nhận quản lý kỳ vọng ở vị trí mới
Trường hợp điển hình: Bệnh trầm cảm của giám đốc bán hàng mới
1) Hiểu biết đầy đủ về tài sản kế thừa trong quá khứ (phân tích ưu nhược điểm và những nguy hiểm tiềm ẩn)
2) Những thay đổi trong điều kiện thị trường hiện tại
3) Làm thế nào để thiết lập những kỳ vọng hợp lý hiện nay
4. Quản lý nút để liên lạc trở lên
1. Trao đổi trước khi đặt mục tiêu để đảm bảo tính nhất quán
2. Báo cáo công việc định kỳ (tuần, tháng, quý, nửa năm, năm)
3. Cập nhật kịp thời tình hình các dự án trọng điểm
4. Biên bản họp bộ phận
5. Giới thiệu và chia sẻ nội dung tại các cuộc họp lớn của công ty, đồng thời xin ý kiến cấp trên trước.
6. Đánh giá nhân viên cuối năm
7. Cần hỗ trợ thêm hoặc các quyết định quan trọng khác
Bài giảng 4: Hợp tác liên ngành và quản lý xung đột
Video: Xung đột khắp nơi
1. Phối hợp liên ngành
1. Chủ động xây dựng mối quan hệ
1) Hãy chuẩn bị tinh thần và bước ra khỏi vùng an toàn của bạn
2) Cách phá băng: Bộ ba xây dựng mối quan hệ 3E
a Thu hút sự tham gia của người khác: Hỏi về sở thích hoặc mối quan tâm của người khác hoặc họ đang làm gì?
B Nhiệt tình xây dựng mối quan hệ
c Tìm hiểu những sở thích chung: để mọi người thảo luận về những chủ đề mà họ (bản thân họ) quan tâm
Suy luận mô phỏng: Cách sử dụng 3E
2. Xây dựng niềm tin một cách cẩn thận
1) Công thức xây dựng niềm tin: T Trust = (V lãi suất liên quan đến danh tiếng XC) / R rủi ro
2) 4 vấn đề cần xem xét liên quan đến lợi ích V
3. Mức độ tư duy cao và tính nhất quán hoàn toàn
1) Tư duy đôi bên cùng có lợi
2) Tư duy hướng tới khách hàng VS tư duy sử dụng hiệu quả nguồn lực
3) Thiết lập mục tiêu đảm bảo tính nhất quán
4) Tham gia xây dựng kế hoạch
5) Thông báo cho nhau về tình trạng tiến độ
2. Cách nói “không”, cách nói “không” tốt nhất là không nói “không”
Đóng vai: Cách từ chối những yêu cầu quá đáng
Nghiên cứu điển hình: Yêu cầu hàng xóm đáng xấu hổ
1. Hãy cho bản thân thời gian và tránh đưa ra câu trả lời ngay lập tức (bằng cách đặt câu hỏi)
1) Bước 1: Thống nhất điểm xuất phát
2) Bước 2: Biết chi tiết
aAi đề xuất/phê duyệt nó?
b Hạn chót: Có quá muộn không?
c Nguồn lực sẵn có: Có đủ nguồn lực không? Có ai sẵn sàng không?
dLý do: Nó có thực sự cần thiết không?
ưu tiên điện tử: Đây có phải là nhu cầu cấp thiết nhất vào lúc này?
3) Bước 3: Có lựa chọn nào khác không?
4) Bước 4: Kết luận
2. Mỗi bước của quy trình nêu trên đều khiến bên kia phải suy nghĩ xem liệu việc đó có thực sự cần thiết hay không.
Trình diễn mô phỏng: Sử dụng các điểm kiến thức đã học để minh họa cách nói không
3. Quản lý xung đột
1. Hiểu đúng xung đột và bình tĩnh đối mặt với chúng
2. Những biểu hiện thường gặp của việc mất kiểm soát khi xảy ra xung đột:
1) Giao tranh ác liệt
2) Làm cho đối phương rất xúc động
3) Tranh luận với mọi người
3. Cách trả lời hợp lý
1) Vào hộp và bình tĩnh lại từ góc nhìn của người ngoài cuộc
2) Bộ ba trả lời một cách hợp lý:
Sự đồng cảm: Cố gắng xem xét vấn đề từ quan điểm của người khác và hiểu cảm xúc của người khác
b Vấn đề về sự đồng thuận: sự tồn tại của vấn đề về sự đồng ý
cTìm giải pháp: Làm việc với người khác để tìm ra giải pháp cho vấn đề
Bài 5: Kỹ năng giao tiếp nói/viết
1. Cách viết (cách viết email chất lượng cao)
Chia sẻ kinh nghiệm: những điểm mấu chốt để viết email hay
1. Viết cho độc giả
1) Anh ấy là ai? Nhu cầu của anh ấy? Anh ấy quan tâm đến điều gì? Anh ấy quan tâm đến điều gì?
3) Tại sao viết? Anh ta cần phải thực hiện hành động gì?
2. Kể một câu chuyện
1) Bắt đầu: Đối mặt với thử thách
2) Quy trình: giải thích cụ thể, lý do hình thành thách thức hoặc phát triển giải pháp
3) Kết thúc: Kết luận là gì? Hoặc cần phải thực hiện hành động nào?
3. Đơn giản: Đừng thảo luận dài dòng, những điểm chính (tiêu đề đoạn văn) phải rõ ràng trong nháy mắt
4. Hỗ trợ thực tế: Dữ liệu hoặc thông tin chi tiết có thể được đính kèm dưới dạng tệp đính kèm
2. Cách nói chuyện (cách chia sẻ trong các cuộc họp)
Thảo luận nhóm đột phá: Làm thế nào để chia sẻ trong cuộc họp?
1. Có thông tin
1) 3 điểm
2) Mỗi luận điểm cần có yếu tố dẫn chứng tương ứng
2. có trật tự
1) Đối mặt với thử thách
2) Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và phân tích các giải pháp tiềm năng
3. Kết luận
3. Thú vị
1) Làm thế nào để thu hút khán giả ngay từ đầu?
Trường hợp: Làm thế nào để thu hút sự chú ý của khán giả
2) Cách sử dụng các hình thức thuyết trình khác nhau ngoài PPT, bảng trắng hoặc các đạo cụ khác
3) Cái kết có bất ngờ không?
Bài tập mô phỏng: Bài phát biểu giới thiệu hội nghị dài 3 phút