Giới thiệu về kiểm tra nhà máy SCAN
        SCAN Factory Inspection, được gọi đầy đủ là Mạng lưới kiểm toán tuân thủ nhà cung cấp, là một hệ thống kiểm toán tiêu chuẩn cho chuỗi cung ứng toàn cầu được thiết kế để đánh giá sự tuân thủ của nhà cung cấp về trách nhiệm xã hội, sản xuất an toàn, bảo vệ môi trường, đạo đức kinh doanh, v.v. thông qua các tiêu chuẩn và quy trình Mục tiêu cốt lõi của nó là giúp các thương hiệu và người mua giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng toàn bộ quá trình sản phẩm từ sản xuất đến giao hàng tuân thủ các tiêu chuẩn chung quốc tế (như công ước của ILO, quy định lao động địa phương, quy định về môi trường, v.v.) và thúc đẩy việc thiết lập hệ thống quản lý 
        Nội dung kiểm toán của kiểm tra nhà máy SCAN bao gồm nhiều khía cạnh: về trách nhiệm xã hội, nó chú ý đến giờ làm việc, tiền lương và phúc lợi của nhân viên, hợp đồng lao động, sức khỏe và an toàn lao động, v.v.; về an toàn sản xuất, nó liên quan đến các cơ sở chữa cháy chữa cháy, an toàn thiết bị Kiểm toán thường được thực hiện bởi các tổ chức chuyên nghiệp của bên thứ ba. Thông qua việc xem xét tài liệu, khảo sát on-site, phỏng vấn nhân viên, v.v., một báo cáo kiểm toán cuối cùng đã được hình thành, chỉ ra các vi phạm của nhà cung cấp và đưa ra đề xuất cải tiến.  
        Các phương pháp và bước chính để thiết lập các cơ chế lâu dài để ngăn chặn sự tái diễn của các vấn đề  
        Nếu các vấn đề được tìm thấy trong nhà máy kiểm tra SCAN chỉ đáp ứng các yêu cầu kiểm toán thông qua việc cải chính tạm thời, chúng có thể sẽ xuất hiện trở lại trong các hoạt động tiếp theo. Do đó, việc thiết lập một cơ chế dài hạn là cốt lõi của việc đảm bảo rằng các doanh nghiệp tiếp tục đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ. Cơ chế này cần bắt đầu từ nhiều khía cạnh như hệ thống, quy trình, nhân sự, giám sát, v.v. để hình thành một quản lý vòng kín về "phòng ngừa-khám phá-cải tiến-hợp nhất". 
        I. Xây dựng một hệ thống quản lý tuân thủ có hệ thống 
        Hệ thống là cơ sở của một cơ chế dài hạn, cần bao gồm tất cả các lĩnh vực liên quan đến kiểm tra SCAN để đảm bảo rằng có các quy tắc phải tuân theo. 
        - Phân loại và xây dựng các hệ thống đặc biệt: xây dựng các hệ thống quản lý đặc biệt cho các lĩnh vực kiểm tra cốt lõi (như quản lý lao động, an toàn sản xuất, kiểm soát bảo vệ môi trường, v.v.). Ví dụ, về mặt quản lý lao động, làm rõ quy trình tuyển dụng nhân viên (cấm lao động trẻ em, lao động bắt buộc), giờ làm việc và quy tắc tham dự (giờ làm việc phù hợp với quy định của địa phương), cơ cấu lương và tiêu chuẩn phân phối (để đảm bảo rằng toàn bộ số tiền được thanh toán đúng hạn); về mặt sản xuất an toàn, xây dựng các chỉ tiêu bảo trì thiết bị, kế hoạch khẩn cấp về hỏa hoạn và các quy tắc lưu trữ và sử dụng hàng hóa nguy hiểm. Mỗi hệ thống cần làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm (chẳng hạn như bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lao động và bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm về an toàn thiết bị), quy trình vận hành (chẳng hạn như các bước "báo cáo các mối nguy hiểm tiềm ẩn-đánh giá-sửa chữa"), các biện pháp khen thưởng và trừng phạt (chẳng hạn như khen thưởng các bộ phận có hiệu suất tuân thủ xuất sắc và trách nhiệm giải trình cho các vi phạm) để tránh sự mơ hồ. 
        - Nội dung hệ thống cập nhật động: Các tiêu chuẩn kiểm tra nhà máy SCAN sẽ được điều chỉnh theo những thay đổi trong quy định quốc tế và thông lệ của ngành (chẳng hạn như các yêu cầu môi trường mới, cập nhật các tiêu chuẩn sức khỏe nghề nghiệp). Các doanh nghiệp được yêu cầu thường xuyên theo dõi việc cập nhật các tiêu chuẩn và sửa đổi hệ thống hiện có sáu Ví dụ, nếu nhà máy kiểm tra thêm yêu cầu "cấm sử dụng một số nguyên liệu hóa học nhất định", cần phải cập nhật đồng thời hệ thống quản lý mua sắm và thông số kỹ thuật quy trình sản xuất, đồng thời cấm rõ danh sách nguyên liệu thô và các lựa chọn thay thế. 
        II. Tăng cường trau dồi khả năng và ý thức nhân sự 
        Nhân viên là những người thực thi hệ thống, và khả năng và nhận thức của họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của việc quản lý tuân thủ. Khái niệm tuân thủ cần đi sâu vào công việc hàng ngày thông qua cách tiếp cận "đào tạo + động lực". 
        - Đào tạo về phân loại tổng hợp: thiết kế nội dung đào tạo khác biệt cho các vị trí khác nhau. Nhân viên mới được yêu cầu được đào tạo tuân thủ cơ bản toàn diện, bao gồm hệ thống tuân thủ của công ty, các yêu cầu cốt lõi của kiểm tra nhà máy SCAN và các thông số kỹ thuật hoạt động liên quan đến công việc (ví dụ: nhân viên xưởng cần học các hoạt động an toàn thiết bị và các chuyên gia nhân sự cần nắm vững các điểm chính của việc Các hình thức đào tạo có thể được đa dạng hóa, bao gồm các bài giảng ngoại tuyến, trình diễn trực tiếp, nghiên cứu điển hình (chẳng hạn như chia sẻ hậu quả của các trường hợp vi phạm trong cùng ngành), các khóa học trực tuyến, v.v. để tránh chính thức hóa. 
        - Thiết lập cơ chế khuyến khích và trách nhiệm giải trình tích cực: thành lập "quỹ khen thưởng tuân thủ" để trao phần thưởng vật chất hoặc đạo đức cho nhân viên chủ động xác định các mối nguy tuân thủ tiềm ẩn và đưa ra các đề xuất cải tiến hiệu quả (như hội nghị công nhận, ưu tiên thăng chức); trao phần thưởng tập thể cho các nhóm tuân thủ Đồng thời, làm rõ các tiêu chuẩn trách nhiệm giải trình: nếu các vấn đề tuân thủ là do sơ suất cá nhân (nếu có các mối nguy hiểm an ninh tiềm ẩn do không lưu trữ hàng nguy hiểm theo đúng định mức), cần phải được cảnh báo, chuyển giao, xử phạt, v.v. tùy theo mức độ nghiêm trọng của hoàn cảnh, để đảm bảo rằng trách nhiệm 
        III. Tối ưu hóa các quy trình và công cụ kỹ thuật để giảm thiểu sơ hở của con người 
        Nhiều vấn đề tuân thủ xuất phát từ các quy trình không đều hoặc lỗi của con người, cần được sử dụng thông qua tiêu chuẩn hóa quy trình và áp dụng các công cụ kỹ thuật để giảm khả năng rủi ro. 
        - Tiêu chuẩn hóa quy trình và kiểm soát nút: sắp xếp các quy trình kinh doanh cốt lõi (như mua sắm, sản xuất, kho bãi, vận chuyển) trong toàn bộ chuỗi, xác định các nút chính dễ gặp sự cố tuân thủ và xây dựng các quy trình vận hành được tiêu chuẩn hóa (SOP). Ví dụ, trong quy trình mua sắm nguyên liệu thô, SOP cần làm rõ các bước "kiểm toán trình độ chuyên môn của nhà cung cấp (bao gồm bảo vệ môi trường và giấy chứng nhận tuân thủ lao động) - kiểm tra nguyên liệu thô (tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn) - đăng ký kho bãi" và mỗi bước yêu cầu một biểu mẫu hồ sơ (chẳng hạn 
        - Giới thiệu các công cụ kỹ thuật số để hỗ trợ quản lý: thông qua các hệ thống ERP, nền tảng quản lý tuân thủ và các công cụ khác, các yêu cầu hệ thống và các nút quy trình được nhúng vào hoạt động hàng ngày. Ví dụ: trong quản lý chấm công nhân viên, hệ thống có thể tự động xác định "liệu nó có vượt quá giờ làm việc theo luật định hay không" và nhắc nhở bộ phận nhân sự trong thời gian thực nếu có ngoại lệ. Về mặt bảo trì thiết bị, hệ thống có thể tự động đẩy lời nhắc bảo trì theo chu kỳ đã đặt (chẳng hạn như hàng tháng Đồng thời, các công cụ kỹ thuật số có thể tóm tắt dữ liệu tuân thủ (chẳng hạn như số lượng mối nguy hiểm tiềm ẩn và tỷ lệ hoàn thành chỉnh sửa) để giúp ban quản lý xác định các khu vực có vấn đề tần suất cao và tối ưu hóa chúng.  
          
        IV. Thiết lập cơ chế giám sát và cải tiến đa cấp 
        Cơ chế dài hạn cần tìm ra các vấn đề thông qua giám sát liên tục và cải thiện hiệu ứng hợp nhất thông qua vòng kín để tránh "sự phục hồi sau khi cải chính". 
        - Bình thường hóa nội bộ tự kiểm tra: Thành lập một nhóm tự kiểm tra tuân thủ giữa các phòng ban (các thành viên có thể đến từ sản xuất, nhân sự, an toàn, bảo vệ môi trường và các bộ phận khác) để thực hiện kiểm tra toàn diện thường xuyên (chẳng hạn như hàng quý) và kiểm tra tại chỗ đặc biệt (chẳng hạn như đối với các khu vực chính như cơ sở cứu hỏa, ký túc xá nhân viên, v.v.) theo các tiêu chuẩn kiểm tra nhà máy SCAN. Tự kiểm tra cần áp dụng phương pháp "xem xét tài liệu + xác minh tại chỗ + phỏng vấn nhân viên" để đảm bảo tính toàn diện - ví dụ, khi kiểm tra "thanh toán tiền lương", bạn không chỉ nên kiểm tra bảng lương và hồ sơ chuyển khoản ngân hàng, mà còn phỏng vấn ngẫu nhiên nhân viên để xác nhận xem họ có nhận được tiền lương đầy đủ đúng hạn hay không. Kết quả tự kiểm tra sẽ tạo thành một báo cáo bằng văn bản, làm rõ các điểm vấn đề, bộ phận chịu trách nhiệm và thời gian cải chính, và ban quản lý sẽ theo dõi tiến độ cải chính. 
        - Giới thiệu đánh giá độc lập bên ngoài: thuê một tổ chức bên thứ ba phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra SCAN hàng năm hoặc hai năm một lần để kiểm toán độc lập, với quan điểm khách quan hơn và có thể tìm ra các vấn đề có thể bị bỏ qua bởi tự kiểm tra nội bộ. Kết quả kiểm toán của bên thứ ba cần được so sánh với tự kiểm tra nội bộ, phân tích lý do cho sự khác biệt (chẳng hạn như liệu tiêu chuẩn nội bộ có thấp hơn các yêu cầu bên ngoài hay không) và điều chỉnh tiêu chuẩn và hệ thống tự kiểm tra cho phù hợp. 
        - Thiết lập cơ chế truy xuất nguồn gốc vấn đề và cơ chế phân tích nguyên nhân gốc rễ: đối với các vấn đề được tìm thấy trong mỗi lần kiểm tra nhà máy, tự kiểm tra và kiểm toán của bên thứ ba, chúng tôi không thể chỉ ở "cải chính bề mặt" và cần phân tích sâu nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, nếu vấn đề "thối đi qua lửa" xảy ra nhiều lần, bạn cần hỏi "Có phải đó là sự thiếu nhận thức của nhân viên không?" Hay việc lập kế hoạch không gian lưu trữ không hợp lý dẫn đến việc tích lũy vật liệu? - Nếu là trước đây, việc đào tạo cần được tăng cường; nếu là sau, khu vực lưu trữ cần được lên kế hoạch lại. Sau khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, cần phải xây dựng các biện pháp phòng ngừa có mục tiêu (chẳng hạn như điều chỉnh quy trình lưu kho và thêm nhận dạng kênh) và kết hợp chúng vào hệ thống hoặc SOP để loại bỏ các vấn đề tương tự khỏi nguồn. 
        V. Thúc đẩy sự phối hợp chuỗi cung ứng và thâm nhập văn hóa 
        Các yêu cầu tuân thủ của kiểm tra SCAN không chỉ giới hạn ở bản thân doanh nghiệp, mà còn cần được mở rộng cho chuỗi cung ứng thượng nguồn và hạ nguồn. Đồng thời, khái niệm tuân thủ được tích hợp vào văn hóa doanh nghiệp để tạo thành sự đồng thuận của tất cả nhân viên. 
        - Hợp tác tuân thủ chuỗi cung ứng: Các doanh nghiệp cần thông qua các tiêu chuẩn kiểm tra SCAN cho các nhà cung cấp ngược dòng (như nhà cung cấp nguyên liệu thô, nhà cung cấp dịch vụ gia công) và ký thỏa thuận tuân thủ trước khi hợp tác để làm rõ trách nhiệm xã hội, bảo vệ môi trường và các yêu cầu khác mà bên kia cần tuân thủ; thường xuyên tiến hành kiểm toán tuân thủ của các nhà cung cấp (chẳng hạn như kiểm toán hàng năm) trong quá trình hợp tác để giúp họ cải thiện các vấn đề (chẳng hạn như cung cấp đào tạo tuân thủ và chia sẻ kinh nghiệm quản lý); đối với các nhà cung cấp đã nhiều lần không tuân thủ, giảm dần hoặc chấm dứt hợp tác để đảm bảo tuân thủ tổng thể của chuỗi cung ứng. 
        - Nuôi dưỡng văn hóa tuân thủ: liên tục công khai tầm quan trọng của việc tuân thủ thông qua các hoạt động văn hóa doanh nghiệp (như tháng chủ đề tuân thủ, cuộc thi kiến thức), bảng công khai nội bộ, tạp chí nội bộ doanh nghiệp và các kênh khác - ví dụ, chia sẻ trường hợp "mất đơn hàng do vấn đề tuân thủ", để nhân viên có thể hiểu mối quan hệ giữa tuân thủ và sự tồn tại của doanh nghiệp và lợi ích cá nhân; quản lý cần dẫn dắt bằng ví dụ và ưu tiên cho các yêu cầu tuân thủ trong việc ra quyết định (chẳng hạn như từ chối hành vi ngắn hạn là "kéo dài giờ làm việc để bắt kịp thời gian xây dựng") để hình thành sự đồng thuận rằng "tuân thủ là điểm mấu chốt, nhưng cũng là khả năng cạnh tranh". 
        Nói tóm lại, cốt lõi của kiểm tra SCAN là thúc đẩy sự tuân thủ bền vững trong chuỗi cung ứng và việc thiết lập một cơ chế lâu dài là chìa khóa để chuyển đổi "các yêu cầu kiểm toán đáp ứng thụ động" thành "tích cực xây dựng khả năng tuân thủ". Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải lấy hệ thống làm bộ xương, nhân sự là máu thịt, quy trình và công nghệ làm công cụ, giám sát và văn hóa làm sự đảm bảo, và tạo thành một hệ thống quản lý đa chiều và phối hợp. Chỉ bằng cách thay đổi sự tuân thủ từ "yêu cầu bên ngoài" thành "thói quen nội bộ", về cơ bản chúng ta mới có thể ngăn chặn sự tái diễn của các vấn đề và nhận ra sự phát triển lành mạnh lâu dài của các doanh nghiệp và chuỗi cung ứng.