Giới thiệu về kiểm định nhà máy HRP
        Sổ hồ sơ nhân sự là phương tiện cốt lõi để kiểm tra viên phát hiện lao động trẻ em và xác minh quan hệ lao động của người lao động. Nhiều nhà máy lưu trữ tài liệu nhân sự rời rạc, thông tin nhân viên thiếu sót, phân loại hồ sơ lộn xộn, khiến việc lấy dữ liệu khi kiểm tra ngẫu nhiên không thể nhanh chóng. Đồng thời, do không rõ thời hạn lưu giữ tối thiểu của hồ sơ, tài liệu của nhân viên nghỉ việc bị dọn sạch sớm, dẫn đến tình trạng mất hồ sơ. Việc xây dựng khung sổ hồ sơ nhân sự tiêu chuẩn hóa, quy định rõ các quy tắc lưu trữ và bảo quản sẽ giúp đáp ứng liên tục yêu cầu kiểm tra dài hạn của bộ phận HRP. Dưới đây sẽ chia thành hai phần chính để giải thích quy trình xây dựng hồ sơ nhân sự và yêu cầu thời hạn lưu trữ tài liệu.
        Nội dung xây dựng hồ sơ nhân sự khi kiểm tra nhà máy HRP
        Mỗi nhân viên tự lập hồ sơ cá nhân riêng, trong hồ sơ sẽ tập hợp đồng nhất các tài liệu sau:
        1. Tài liệu cơ bản khi gia nhập: biểu mẫu đăng ký tuyển dụng, sao chép mặt trước và mặt sau của chứng minh thư, dùng để xác minh tuổi tác thực tế, phát hiện rủi ro lao động trẻ em.
        2. Tài liệu về quan hệ lao động: hợp đồng lao động đã ký kết; giấy thông báo vị trí công việc, biên bản nhận thủ tục sổ tay nhân viên.
        3. Tài liệu về vị trí và sức khỏe: bản mô tả vị trí công việc; báo cáo khám sức khỏe hàng năm bổ sung dành cho lao động chưa thành niên; hồ sơ khám bệnh nghề nghiệp của người lao động làm việc tiếp xúc với hóa chất hoặc bụi.
        4. Tài liệu thay đổi thường xuyên: đơn xin nghỉ phép, đơn xin làm thêm giờ, hồ sơ thưởng phạt; nhân viên nghỉ việc lưu trữ đơn xin nghỉ việc và hóa đơn thanh toán lương.
        Công ty đồng thời xây dựng danh sách tổng thể nhân viên, cập nhật liên tục thông tin nhân viên đang làm việc và nghỉ việc, đảm bảo dữ liệu danh sách tương ứng một cách chính xác với hồ sơ cá nhân từng người.
        Hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự theo phòng ban và thời gian gia nhập, thiết lập sổ sách hồ sơ để thuận tiện tra cứu và lấy dữ liệu nhanh chóng.
        
        Yêu cầu thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự
        1. Nhân viên đang làm việc: Hồ sơ nhân sự được lưu giữ đầy đủ và liên tục trong thời gian làm việc, tất cả tài liệu phải được lưu trữ thống nhất, không được tùy tiện vứt bỏ.  
        2. Nhân viên nghỉ việc: Sau khi chấm dứt quan hệ lao động, hồ sơ nhân sự cần được lưu giữ ít nhất hai năm, đồng thời có thể gia hạn thời gian lưu trữ thêm theo quy định pháp luật lao động tại địa phương.  
        3. Yêu cầu đặc biệt về kiểm tra HRP: Khi kiểm tra cần trích xuất toàn bộ hồ sơ liên quan đến nhân viên đang làm việc và nhân viên nghỉ việc trong vòng 12 tháng gần nhất; nhà máy phải đảm bảo rằng hồ sơ trong 12 tháng gần nhất luôn đầy đủ và dễ tra cứu.  
        4. Gợi ý thực hiện: Lưu trữ hồ sơ giấy kèm theo bản sao điện tử để phòng ngừa hư hỏng hoặc mất mát tài liệu giấy; không tự ý tiêu hủy hồ sơ sắp hết thời hạn lưu trữ, tránh tình trạng kiểm tra đột xuất không thể cung cấp tài liệu lịch sử.  
        Tóm lại, hồ sơ nhân sự HRP áp dụng mô hình một người một hồ sơ, bao gồm các tài liệu liên quan đến thân phận, hợp đồng, khám sức khỏe, thay đổi công việc; hồ sơ của nhân viên đang làm việc được lưu giữ liên tục, hồ sơ của nhân viên nghỉ việc tối thiểu lưu giữ hai năm, đồng thời cần lập bản sao điện tử để đảm bảo có thể tra cứu và kiểm tra bất cứ lúc nào.