Giới thiệu kiểm định nhà máy của Decathlon
        Tất cả tài liệu và hồ sơ là căn cứ trọng tâm cho việc xem xét hồ sơ và kiểm tra hiện trường trong giai đoạn đầu của quá trình thẩm định HRP tại Dickson. Nhân viên thẩm định sẽ chọn lọc các bản ghi liên tục gần 12 tháng, tài liệu quy chế và hồ sơ đánh giá để kiểm tra chéo. Nếu thiếu tài liệu, gián đoạn hoặc yếu tố không đầy đủ, điểm số tương ứng sẽ bị trừ trực tiếp; nếu thiếu hệ thống nghiêm trọng, sẽ được xác định là hệ thống quản lý đã mất hiệu lực. Nhiều nhà máy chỉ chuẩn bị hồ sơ lao động, bỏ sót các tài liệu chuyên biệt về môi trường, chất lượng và chuỗi cung ứng, dẫn đến xuất hiện hàng loạt vi phạm tại hiện trường. Dưới đây sẽ phân tích theo ba phần chính: danh sách đầy đủ các loại tài liệu bắt buộc gồm bốn nhóm, tiêu chí tính điểm khi thiếu tài liệu và quy định sắp xếp, lưu trữ hồ sơ.
        Danh sách đầy đủ tài liệu cần thiết để kiểm tra nhà máy của Decathlon
        1. Tài liệu cơ bản về năng lực doanh nghiệp  
        Giấy phép kinh doanh, bản vẽ bố trí mặt bằng khu công nghiệp, sơ đồ tổ chức, quyết định đánh giá tác động môi trường khu công nghiệp, hồ sơ đăng ký xả thải, tài liệu liên quan đến nghiệm thu phòng cháy chữa cháy, báo cáo kiểm tra hàng năm các thiết bị đặc biệt, giấy phép của đơn vị hợp tác xử lý chất thải nguy hại.
        2. Toàn bộ hồ sơ kế toán liên tục trong lĩnh vực lao động (được lưu giữ đầy đủ trong 12 tháng gần nhất)  
        Hồ sơ hợp đồng lao động toàn thể, danh sách nhân viên, bản sao chứng minh thư, hồ sơ chuyên biệt cho lao động chưa thành niên và báo cáo khám sức khỏe hàng năm; hồ sơ điểm danh từng tháng, đơn phê duyệt làm thêm giờ sản xuất, biên lai lương, hóa đơn chi tiêu ngân hàng, chi tiết bảo hiểm xã hội; quy chế quản lý nhà ăn và quản lý ký túc xá, ghi chép hoạt động kênh khiếu nại ẩn danh, báo cáo xử lý khép kín các vấn đề khiếu nại; tài liệu đào tạo tuân thủ phân cấp toàn thể nhân viên, biểu mẫu điểm danh, hình ảnh buổi đào tạo.
        3. Toàn bộ tài liệu về an toàn sức khỏe và môi trường  
        Hồ sơ kiểm tra phòng cháy chữa cháy hàng tháng, hồ sơ hoàn chỉnh các chứng cứ diễn tập sơ tán phòng cháy chữa cháy hàng năm; hồ sơ đăng ký sử dụng vật tư bảo hộ lao động, báo cáo khám sức khỏe nhân viên tại các vị trí mắc bệnh nghề nghiệp; sổ tay hướng dẫn an toàn hóa chất nguy hiểm, hồ sơ nhập/xuất kho và sử dụng, tài liệu nghiệm thu cải tạo kho chống thấm; phiếu chuyển giao chất thải nguy hại đầy đủ 5 năm, hồ sơ vận hành thiết bị xử lý khí thải và nước thải; kế hoạch ứng phó khẩn cấp môi trường khi rò rỉ hóa chất, ghi chép diễn tập ứng cứu, hồ sơ thống kê tiêu thụ năng lượng hàng tháng.
        4. Tài liệu chuyên sâu về quản lý chất lượng và đạo đức thương mại trong chuỗi cung ứng  
        Báo cáo kiểm tra nguyên liệu nhập, ghi chép kiểm tra quá trình sản xuất, hồ sơ kiểm tra sản phẩm xuất xưởng, hồ sơ xử lý sản phẩm lỗi, chứng từ truy xuất nguồn gốc toàn bộ quy trình sản phẩm; tài liệu tiếp cận nhà cung cấp nguyên liệu thượng nguồn, báo cáo đánh giá tuân thủ hàng năm; chế độ quản lý chống hối lộ, ghi chép đào tạo liêm chính; biểu mẫu tự kiểm tra tuân thủ nội bộ HRP theo quý, biên bản cuộc họp đánh giá hệ thống ban lãnh đạo, báo cáo hoàn thiện tất cả các hạng mục không đạt yêu cầu.
        
        Tiêu chuẩn tính điểm trừ khi thiếu tài liệu, hồ sơ tương ứng
        1. Thiếu hụt số lượng ít tài liệu trong thời gian ngắn (bỏ sót sổ sách hàng tháng, thiếu một bức ảnh đào tạo đơn lẻ)  
        Được xác định là hạng mục quan sát, chỉ cần ghi chép, không trừ điểm số lớn, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ trong thời gian ngắn là có thể hoàn thành vòng lặp khép kín, không ảnh hưởng đến xếp hạng đạt chuẩn tổng thể.
        2. Thiếu hụt tài liệu liên tục theo từng nhóm (sổ điểm liên tục nhiều tháng, thiếu phiếu báo cáo chất thải nguy hại, thiếu bản ghi nhận diễn tập phòng cháy chữa cháy)  
        Được xác định là hạng mục không đạt thông thường, trừ điểm số tương ứng cho nhóm này, cần bổ sung đầy đủ tài liệu liên tục và xuất trình giải pháp khắc phục; sau khi kiểm tra và xác minh hiệu quả, mới được duy trì xếp hạng đạt chuẩn.
        3. Tài liệu cốt lõi, hồ sơ bắt buộc hoàn toàn trống rỗng (không có thủ tục xả thải đánh giá môi trường, không có biên lai lương cả năm, không có giấy tờ chuyển giao chất thải nguy hại 5 năm)  
        Được xác định là hạng mục không đạt nghiêm trọng, làm giảm đáng kể xếp hạng thẩm định tổng thể, những tài liệu bị thiếu ở các tiêu chí đỏ sẽ yêu cầu kiểm tra lại tại chỗ lần thứ hai, kéo dài thời gian khắc phục và hạn chế phân bổ đơn hàng thương hiệu.
        4. Toàn bộ tài liệu hệ thống trống rỗng (không có nội bộ kiểm tra, không có đánh giá cấp quản lý, không có đánh giá hàng năm nhà cung cấp)  
        Xác định sự thiếu hụt kiểm soát hệ thống toàn diện, trực tiếp trừ toàn bộ điểm số nhóm hệ thống quản lý, nếu nhiều lần sửa đổi nhưng chưa hoàn thiện sẽ bị coi là không đạt tiêu chuẩn trong lần thẩm định này.
        Sắp xếp hồ sơ theo quy định chuẩn mực  
        Tất cả sổ sách giấy phải được đóng thành từng tháng theo thứ tự, ghi rõ mục lục và trang số; tài liệu quy định phải ghi đồng nhất phiên bản và ngày hiệu lực, tài liệu đã hủy cần được lưu trữ riêng biệt; bản sao điện tử cần được sao lưu đồng thời để thuận tiện cho nhân viên thẩm định nhanh chóng truy xuất; tài liệu về chất lượng, môi trường, lao động được sắp xếp riêng vào thư mục, dễ dàng truy xuất toàn bộ hồ sơ của từng tháng tại hiện trường, giảm thời gian truy xuất tài liệu và giảm khả năng nghi ngờ từ nhân viên thẩm định.
        Tóm lại, việc kiểm tra nhà máy của Dickson cần chuẩn bị đầy đủ bốn loại tài liệu: tư cách doanh nghiệp, sổ sách lao động, hồ sơ an toàn môi trường, hệ thống chuỗi cung ứng chất lượng. Việc thiếu hụt tài liệu ở mức độ khác nhau tương ứng với các hạng mục quan sát, thông thường, nghiêm trọng, bị trừ điểm nhiều cấp. Trường hợp tài liệu cốt lõi, bắt buộc bị thiếu hụt trên diện rộng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến xếp hạng nhà cung cấp. Việc lập hồ sơ đầy đủ theo tháng liên tục sẽ giúp tránh hiệu quả việc bị trừ điểm do tài liệu.