"Phương pháp xử lý" là nguyên tắc cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng ISO9001. Trong khi kế thừa nguyên tắc này, phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO9001: 2026 đưa ra các yêu cầu chuyên sâu và tích hợp hơn cho ứng dụng của nó. Công việc thay thế không nên là một sửa chữa đơn giản để mô tả quy trình hiện có, mà là một cơ hội để sắp xếp, đánh giá và tối ưu hóa một cách có hệ thống các quy trình kinh doanh cốt lõi của tổ chức với mục tiêu nâng cao hiệu quả tổng thể, tăng cường sự nhanh nhẹn và khả năng phục hồi. Quản lý quy trình được tối ưu hóa là cơ sở cho hoạt động hiệu quả và tạo ra giá trị của hệ thống mới.
        Hướng cốt lõi của việc tối ưu hóa quản lý quy trình
        Tối ưu hóa quản lý quy trình được hướng dẫn bởi phiên bản mới của tiêu chuẩn nên tập trung vào các hướng sau: 
        1. Từ "quy trình nhận dạng" đến "mạng quy trình quản lý": Không chỉ cần xác định các quy trình riêng lẻ mà còn phải xác định rõ ràng trình tự, tương tác và giao diện giữa các quy trình, đặc biệt là quy trình tạo giá trị cốt lõi end-to-end cross-departmental. Tối ưu hóa quản lý giao diện, loại bỏ các rào cản thông tin và sự mơ hồ, đồng thời đảm bảo hoạt động phối hợp và hiệu quả của toàn bộ "mạng quy trình". 
        2. Tăng cường tích hợp "tư duy dựa trên rủi ro" trong quá trình: cần xác định và ứng phó với các rủi ro và cơ hội liên quan trong việc lập kế hoạch và vận hành từng quy trình. Điều này có nghĩa là các điểm kiểm soát và trạm kiểm soát nên được thiết lập trong thiết kế quy trình và các chỉ số rủi ro cần được theo dõi trong hoạt động của quy trình. Một trong những mục tiêu của tối ưu hóa quy trình là nâng cao khả năng "chống rủi ro" của quy trình. 
        3. Tăng cường kiểm soát quy trình "định hướng hiệu suất": đặt các chỉ số hiệu suất rõ ràng cho các quy trình chính, không chỉ để đo lường xem đầu ra (kết quả) của chúng có đáp ứng các yêu cầu hay không mà còn cả hiệu quả, chi phí và sự nhanh nhẹn trong hoạt động của chúng. Dữ liệu được sử dụng để giám sát hiệu suất quy trình và sử dụng nó làm cơ sở ra quyết định để cải tiến quy trình. 
        4. Nắm bắt quy trình kích hoạt "kỹ thuật số": Kiểm tra các quy trình hiện có và xác định liên kết nào có thể cải thiện độ chính xác, hiệu quả và trực quan hóa thông qua các công cụ tự động, thông tin hóa và thông minh. Việc áp dụng các công cụ kỹ thuật số là một phần của thiết kế quy trình, không chỉ các công cụ after-action.
        
        Các bước thực hiện tối ưu hóa quy trình
        Theo khung thay đổi phiên bản, nên tối ưu hóa quản lý quy trình một cách có hệ thống theo các bước sau: 
        • Bước 1: Xác định và lập bản đồ quy trình: Tập hợp một nhóm đa chức năng, lấy nhu cầu của khách hàng làm điểm khởi đầu và sự hài lòng của khách hàng làm điểm kết thúc, đồng thời vẽ luồng giá trị cốt lõi hoặc bản đồ quy trình cấp cao của tổ chức. Làm rõ quy trình chính, quy trình phụ, quy trình hỗ trợ và mối quan hệ lẫn nhau của chúng. 
        • Bước 2: Đánh giá trạng thái quy trình: phân tích tình hình hiện tại của các quy trình chính đã xác định. Nội dung đánh giá bao gồm: liệu các mục tiêu của quy trình có rõ ràng hay không, liệu trách nhiệm có rõ ràng hay không, liệu đầu vào và đầu ra có được kiểm soát hay không, liệu các nguồn lực có đủ hay không, liệu các rủi ro có được xác định hay không, cách đo lường hiệu suất và liệu có lãng phí hoặc tắc nghẽn hay không. 
        • Bước 3: Thiết kế và thiết kế lại quy trình: tối ưu hóa thiết kế quy trình dựa trên kết quả đánh giá và các yêu cầu tiêu chuẩn mới. Các điểm chính bao gồm: đơn giản hóa các bước, loại bỏ các hoạt động không có giá trị gia tăng, tối ưu hóa giao diện, nhúng các điểm kiểm soát rủi ro, xác định các chỉ số hiệu suất và lập kế hoạch các điểm ứng dụng kỹ thuật số. Vẽ sơ đồ quy trình được tối ưu hóa và xác định chủ sở hữu quy trình. 
        • Bước 4: Tài liệu và giao tiếp: Lưu trữ quy trình được tối ưu hóa dưới dạng tài liệu chương trình, hướng dẫn công việc, sơ đồ, v.v. Đào tạo và giao tiếp với tất cả nhân viên tham gia vào quy trình để đảm bảo rằng họ hiểu các quy trình và yêu cầu mới. 
        • Bước 5: Thực hiện và Giám sát: Thực hiện quy trình mới trong các điều kiện được kiểm soát. Thu thập dữ liệu hiệu suất và theo dõi tình trạng sức khỏe, đặc biệt chú ý đến hiệu quả của sự phối hợp giao diện và các điểm kiểm soát rủi ro. Giải quyết kịp thời các vấn đề trong giai đoạn đầu thực hiện.
        Tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình chính
        Tài nguyên có hạn, và tối ưu hóa nên được tập trung. Nên ưu tiên các loại quy trình sau: 
        • Các quy trình cốt lõi có tác động trực tiếp và đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng, chẳng hạn như thiết kế và phát triển, sản xuất và sản xuất, và dịch vụ khách hàng. 
        • Quá trình hoạt động kém hiện tại hoặc các vấn đề thường gặp. 
        • Một quy trình hợp tác với nhiều bộ phận và giao diện phức tạp. 
        • Quy trình rủi ro cao hoặc chi phí cao. 
        • Quá trình có tiềm năng cải tiến kỹ thuật số đáng kể. 
        Tóm lại, phiên bản ISO9001:2026 mang đến cơ hội quý giá cho các doanh nghiệp xem xét lại và tối ưu hóa quản lý quy trình. Các doanh nghiệp nên tránh "chai rượu cũ mới" mà hãy tận dụng cơ hội này để sử dụng các khái niệm và phương pháp được cung cấp bởi tiêu chuẩn mới để thực hiện "kiểm tra thể chất hiệu quả" chuyên sâu và "phẫu thuật tối ưu hóa" trên quy trình kinh doanh cốt lõi. Bằng cách xây dựng một mạng lưới quy trình rõ ràng hơn, hiệu quả hơn, nhanh nhẹn và kiên trì hơn, các doanh nghiệp không chỉ có thể đáp ứng các yêu cầu của các tiêu chuẩn mới mà còn đặt nền tảng quy trình vững chắc để cải thiện hiệu suất hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược.